Wesentliche Änderungen durch Neufassung der GoBD

Anpassungen ab 2020

Am 11.07.2019 wurden die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aktualisiert und moderat angepasst (BMF-Schreiben, Az. IV A 4 – S-0316 / 19 / 10003 :001). Die Regelungen gelten erstmals für Kalenderjahre, die ab dem 01.01.2020 beginnen, können freiwillig aber auch schon früher angewendet werden.

Wesentliche Änderungen sind:

Mobiles Scannen wird explizit als zulässig erklärt. Durch die einheitliche Begrifflichkeit „bildliches Erfassen“ (statt bisher „Scannen“) wird aktuellen technischen Entwicklungen zum Foto-Scan Rechnung getragen. Derartige Foto-Scans dürfen (trotz weiterhin bestehender Datenlokalisationsvorschriften wie § 146 Abs. 2 AO) auch im Ausland erstellt werden. Eine Verfahrensdokumentation muss vorliegen.

Inhouse-Formate, die dieselbe oder höhere maschinelle Auswertbarkeit als die Ursprungsdatei aufweisen, dürfen statt dieser aufbewahrt werden. Wurden früher Originaldateien in eigene Formate umgewandelt, waren beide Versionen aufzubewahren – die konvertierte Version musste zudem als solche gekennzeichnet werden. Dies ist nun unter Maßgabe der Bedingungen aus Rz. 135

nicht mehr erforderlich.

Strukturierte Daten genügen bei sog. „Mehrstücken“ alleine der Aufbewahrungspflicht. Werden z. B. über eine Banking- oder Zahlungsdiensteschnittstelle strukturierte Daten (Kontoeinzelumsätze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung eben dieser aus. Inhaltsgleiche, „bildhafte“ Dokumente (z. B. PDF-Kontoauszüge oder Umsatzübersichten per Mail) müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die strukturierten Daten besser auswerten lassen als das parallele Belegdokument (sog. „identisches Mehrstück derselben Belegart“).

Fokus auf Einzelaufzeichnungspflicht und Zeitnähe. Gerade mit Blick auf die Pflicht zur elektronischen Kassenführung seit dem 01.01.2017 werden die Einzelaufzeichnungspflicht und die Zeitnähe bei den Buchungen nochmals explizit erwähnt.

Bare und unbare Geschäftsvorfälle können kurzzeitig gemeinsam im Kassenbuch festgehalten werden, was insbesondere für Betriebe mit gemischten Zahlungsarten (Restaurants, Hotels u. a.) eine Erleichterung mit sich bringt.

Weitere Änderungen:

• Cloud- und Hybrid-Lösungen werden explizit als Bestandteil eines IT-Buchführungssystems genannt,
• Referenzierung der ursprünglichen Buchung und der Stornobuchung im Buchführungssystem ist verpflichtend,
• Ausgangsrechnungen müssen im Fakturierungsprogramm nicht (mehrfach) für Aufbewahrungszwecke ausgedruckt werden,
• Verfahrensdokumentationen müssen historisiert und nachvollziehbar sein,
• bei Systemmigrationen reicht nach 6 Jahren die Bereitstellung des Z3-Zugriffs aus.

Redaktion Steuern & Recht der DATEV eG am 23. Dezember 2019